Odpowiedź udzielona na moją wcześniejszą interpelację, oznaczona znakiem KPM.0003.0006.2026, nie wyjaśnia wszystkich kwestii związanych ze sposobem wydatkowania środków publicznych na działania promocyjne Miasta. Odesłanie do publicznego rejestru umów pozwala ustalić jedynie część zawartych zobowiązań. Nie daje natomiast odpowiedzi na zasadnicze pytania dotyczące sposobu identyfikowania i szacowania potrzeb zakupowych, zasad kwalifikowania poszczególnych usług jako jednego albo odrębnych zamówień, sposobu wyboru wykonawców, a także zakupów realizowanych na podstawie faktur, zleceń lub zamówień, które nie skutkowały zawarciem odrębnej umowy ujawnionej w rejestrze.
1. Proszę wskazać wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Miasta Kalisza oraz miejskie jednostki organizacyjne, które w latach 2024, 2025 i 2026 dokonywały zakupów dotyczących reklamy, powierzchni lub czasu reklamowego, kampanii internetowych, produkcji materiałów filmowych, usług fotograficznych, graficznych, poligraficznych, prowadzenia lub obsługi mediów społecznościowych oraz innych usług związanych z promocją Miasta.
2. Proszę wskazać, czy potrzeby dotyczące wymienionych usług były ujmowane w rocznych lub okresowych planach zamówień oraz w jaki sposób Miasto ustalało, które z nich należy traktować jako jedno zamówienie, a które jako zamówienia odrębne.
3. Proszę wskazać, czy przed udzielaniem poszczególnych zamówień dokonywano analizy podobieństwa usług oraz możliwości lub konieczności łącznego oszacowania ich wartości, również w przypadku, gdy potrzeby zgłaszane były przez różne komórki organizacyjne Urzędu. Proszę o wskazanie stosowanej metodologii oraz osób lub stanowisk odpowiedzialnych za dokonywanie i zatwierdzanie takich ustaleń.
4. Proszę podać, jaką łączną wartość netto planowanych zamówień przyjęto odrębnie dla lat 2024, 2025 i 2026 w odniesieniu do usług reklamowych, medialnych, fotograficznych, filmowych, graficznych, poligraficznych oraz związanych z obsługą mediów społecznościowych. Jeżeli poszczególne kategorie usług były szacowane odrębnie, proszę wskazać podstawę faktyczną przyjęcia takiego sposobu szacowania.
5. Proszę wskazać liczbę oraz łączną wartość netto zamówień z wymienionych kategorii, które w poszczególnych latach zostały udzielone poza reżimem ustawy Prawo zamówień publicznych, oraz liczbę i wartość zamówień udzielonych w postępowaniach prowadzonych na podstawie tej ustawy.
6. Proszę wskazać, ile zakupów dotyczących promocji, reklamy i usług medialnych w latach 2024, 2025 i 2026 zostało dokonanych na podstawie faktury, zlecenia, zamówienia przesłanego pocztą elektroniczną albo innego dokumentu, bez zawarcia odrębnej umowy ujawnionej w publicznym rejestrze umów. Proszę podać liczbę takich przypadków oraz ich łączną wartość netto w każdym roku.
7. Proszę wskazać, w ilu przypadkach zamówień udzielanych poza reżimem PZP przeprowadzono udokumentowane rozeznanie rynku albo porównanie ofert. Jednocześnie proszę podać liczbę przypadków, w których wykonawca został wybrany bez uzyskania ofert konkurencyjnych, wraz z łączną wartością takich zamówień oraz wskazaniem podstawy zastosowania takiego sposobu wyboru wykonawcy.
8. Proszę wskazać wszystkich wykonawców, którzy w latach 2024, 2025 i 2026 otrzymali więcej niż jedno zamówienie dotyczące promocji, reklamy, fotografii, produkcji filmowej, grafiki, druku lub obsługi mediów społecznościowych. Dla każdego z nich proszę podać liczbę zamówień, daty ich udzielenia, przedmiot, wartość netto oraz sposób wyboru wykonawcy.
9. Proszę wskazać, czy w dokumentacji poszczególnych zamówień określano mierzalny zakres świadczenia i sposób jego odbioru, w szczególności liczbę wykonanych materiałów, liczbę lub czas emisji, okres ekspozycji, zakładany zasięg, sposób dokumentowania wykonania świadczenia oraz zasady przeniesienia autorskich praw majątkowych lub udzielenia licencji. Proszę wskazać liczbę zamówień, w których takie elementy określono, oraz liczbę zamówień, w których nie zostały one określone.
10. Proszę wskazać, jakie komórki organizacyjne Urzędu, jednostki miejskie oraz spółki komunalne zostały objęte kwerendą poprzedzającą przygotowanie odpowiedzi z 28 sierpnia 2026 r., w szczególności czy dane przekazały Kancelaria Prezydenta Miasta, Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych, Kaliskie Linie Autobusowe Sp. z o.o. oraz Ośrodek Sportu, Rehabilitacji i Rekreacji. Proszę podać datę przekazania informacji przez każdy z podmiotów oraz zakres danych wykorzystanych przy sporządzaniu odpowiedzi.
11. Proszę wskazać, czy po zgromadzeniu pełnych danych Prezydent Miasta zamierza przeprowadzić zbiorczą analizę prawidłowości szacowania wartości oraz udzielania zamówień dotyczących promocji i reklamy w latach 2024, 2025 i 2026, ze szczególnym uwzględnieniem powtarzalności przedmiotu zamówień, koncentracji zakupów u tych samych wykonawców oraz zachowania zasad konkurencyjności i gospodarności. Jeżeli taka analiza zostanie przeprowadzona, proszę wskazać termin jej wykonania oraz komórkę organizacyjną odpowiedzialną za jej przygotowanie.
Dla zapewnienia przejrzystości odpowiedzi proszę dodatkowo o przedstawienie zestawienia wszystkich objętych niniejszą interpelacją wydatków w formie tabelarycznej, obejmującej co najmniej: datę zamówienia, komórkę lub jednostkę dokonującą zakupu, wykonawcę, przedmiot świadczenia, wartość netto i brutto, sposób wyboru wykonawcy, podstawę dokonania zakupu oraz informację, czy wydatek został ujęty w publicznym rejestrze umów.
Zgodnie z art. 28 ustawy Prawo zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Art. 29 tej ustawy zakazuje zaniżania wartości zamówienia oraz takiego jego dzielenia, które prowadziłoby do niestosowania przepisów ustawy, jeżeli podział ten nie znajduje uzasadnienia w obiektywnych okolicznościach. Jednocześnie należy uwzględnić zmianę progu stosowania ustawy. W latach 2024 i 2025 wynosił on 130 000 zł netto, natomiast od 1 stycznia 2026 r. wynosi 170 000 zł netto. Każdy z analizowanych okresów powinien być zatem oceniany według przepisów obowiązujących w chwili udzielania danego zamówienia.
Podkreślam, że przedmiotem interpelacji nie jest formułowanie z góry zarzutu naruszenia przepisów. Chodzi o uzyskanie danych pozwalających Radzie Miasta na wykonanie jej funkcji kontrolnej i ocenę, czy przy planowaniu oraz realizacji wydatków promocyjnych zapewniono należytą staranność, gospodarność, przejrzystość oraz rzeczywistą konkurencyjność wyboru wykonawców.