Działając na podstawie art. 24 ust. 2–7 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, w ramach wykonywania mandatu radnego oraz funkcji kontrolnej Rady Miasta Kalisza, zwracam się o przedstawienie kompleksowej informacji dotyczącej podróży służbowych, wyjazdów oficjalnych, konferencyjnych, reprezentacyjnych, studyjnych, promocyjnych oraz innych wyjazdów finansowanych w całości lub w części ze środków publicznych albo pozostających w bezpośrednim związku z wykonywaniem funkcji publicznych przez kierownictwo Miasta Kalisza.
Zakres interpelacji obejmuje okres od dnia objęcia funkcji Prezydenta Miasta Kalisza przez Pana Krystiana Kinastowskiego po wyborach samorządowych w 2018 r. do dnia sporządzenia odpowiedzi na niniejszą interpelację, a zatem zarówno poprzednią, jak i obecną kadencję.
Interpelacja obejmuje:
– Prezydenta Miasta Kalisza,
– wszystkich Zastępców Prezydenta Miasta Kalisza pełniących funkcje w badanym okresie,
– Sekretarza Miasta,
– Skarbnika Miasta – w zakresie odbywanych podróży służbowych.
UZASADNIENIE
Wydatki związane z podróżami służbowymi osób sprawujących funkcje publiczne są wydatkami ze środków publicznych i jako takie podlegają zasadom legalności, jawności, celowości, gospodarności i efektywności.
Stosownie do art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.
Nie wystarcza zatem samo formalne stwierdzenie, że określony wyjazd pozostawał w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. W przypadku osób zajmujących najwyższe stanowiska w strukturze samorządu mieszkańcy mają prawo wiedzieć również: ile taki wyjazd rzeczywiście kosztował, jaki był jego konkretny cel, dlaczego wymagał osobistej obecności określonego przedstawiciela Miasta, jakie działania podjęto podczas wyjazdu oraz jaki konkretny i możliwy do zweryfikowania rezultat uzyskało Miasto Kalisz.
Podkreślenia wymaga, że pojęcia „koszt delegacji” nie można w tym przypadku ograniczać jedynie do kwoty diety wypłaconej pracownikowi. Pełny ekonomiczny ciężar wyjazdu może obejmować także koszty przejazdu, paliwa, eksploatacji pojazdu służbowego, biletów lotniczych i kolejowych, noclegów, transportu lokalnego, parkingów, autostrad, opłat konferencyjnych, ubezpieczeń, usług dodatkowych czy innych świadczeń finansowanych z budżetu Miasta.
Zgodnie z przepisami regulującymi należności z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych należności te obejmują nie tylko diety, lecz również zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków.
Zasadne jest zatem dokonanie oceny pełnego kosztu każdego wyjazdu, a nie tylko wartości formalnie zaksięgowanej pod pozycją „delegacje służbowe”.
Szczególnego znaczenia nabiera również transparentność podróży służbowych samego Prezydenta Miasta. Na podstawie art. 8 ustawy o pracownikach samorządowych pracodawcą prezydenta miasta jest urząd, natomiast pozostałe czynności z zakresu prawa pracy wobec prezydenta wykonuje wyznaczona przez niego osoba zastępująca albo sekretarz gminy. Z tego względu zasadne jest także wyjaśnienie obowiązującego w Urzędzie Miasta Kalisza mechanizmu akceptowania i rozliczania podróży samego Prezydenta oraz tego, kto każdorazowo wykonywał czynności kontrolne związane z zatwierdzeniem ich kosztów.
Mając powyższe na uwadze, proszę o udzielenie pełnej, szczegółowej i odnoszącej się odrębnie do każdego pytania odpowiedzi.
I. PEŁNY REJESTR WYJAZDÓW
1. Proszę przedstawić wykaz wszystkich krajowych i zagranicznych podróży służbowych odbytych w okresie objętym interpelacją przez każdą z osób należących do wskazanych wyżej grup.
Proszę o sporządzenie zestawienia w formie tabeli, w której każdy wyjazd będzie stanowił odrębny wiersz, zawierającej co najmniej:
1. imię i nazwisko delegowanej osoby,
2. stanowisko pełnione w dniu wyjazdu,
3. datę rozpoczęcia wyjazdu,
4. datę zakończenia wyjazdu,
5. liczbę dni wyjazdu,
6. miejscowość i państwo docelowe,
7. wszystkie miejscowości pośrednie, jeżeli były elementem programu służbowego,
8. pełną nazwę wydarzenia, spotkania, konferencji, targów, wizyty lub przedsięwzięcia,
9. organizatora wydarzenia,
10. podmiot zapraszający, jeżeli występował,
11. konkretny cel wyjazdu,
12. środek transportu,
13. liczbę osób uczestniczących w wyjeździe z ramienia Miasta Kalisza,
14. koszt transportu,
15. koszt paliwa, jeżeli wykorzystano samochód służbowy,
16. koszt opłat drogowych, autostradowych i parkingowych,
17. koszt biletów lotniczych, kolejowych lub innych,
18. klasę podróży w przypadku transportu lotniczego lub kolejowego,
19. koszt noclegów,
20. liczbę noclegów,
21. nazwę obiektu hotelowego lub noclegowego,
22. koszt diet,
23. koszt transportu lokalnego, w tym taksówek,
24. koszt opłaty konferencyjnej lub uczestnictwa,
25. koszt ubezpieczenia,
26. pozostałe koszty związane z wyjazdem, z wyszczególnieniem każdego ich rodzaju,
27. całkowity koszt wyjazdu przypadający na daną osobę,
28. całkowity koszt całej delegacji Miasta Kalisza, jeżeli wyjeżdżało kilka osób,
29. źródło finansowania wydatku,
30. klasyfikację budżetową, z której pokryto koszt,
31. wskazanie czy część wydatków została pokryta przez organizatora, gospodarza lub jakikolwiek podmiot trzeci,
32. wartość świadczeń pokrytych przez podmioty trzecie, o ile jest możliwa do ustalenia,
33. rezultat wyjazdu dla Miasta Kalisza.
Proszę, aby zestawienie poza publikacją wraz z odpowiedzią zostało przekazane Radzie Miasta również w formacie umożliwiającym analizę i sortowanie danych, np. XLSX lub CSV, a nie wyłącznie jako skan lub plik PDF.
II. ŁĄCZNE KOSZTY W POSZCZEGÓLNYCH LATACH
2. Proszę podać, odrębnie dla każdego roku od 2018 r. do 2026 r., łączną wartość kosztów:
a) krajowych podróży służbowych,
b) zagranicznych podróży służbowych,
c) noclegów,
d) diet,
e) transportu lotniczego,
f) transportu kolejowego,
g) przejazdów samochodami służbowymi,
h) paliwa zużytego w związku z delegacjami,
i) transportu lokalnego i taksówek,
j) parkingów i opłat drogowych,
k) udziału w konferencjach, targach, kongresach i wydarzeniach,
l) ubezpieczeń podróżnych,
m) pozostałych kosztów.
3. Proszę następnie podać analogiczne sumy odrębnie dla każdej osoby objętej interpelacją.
4. Jaka była łączna, pełna wartość wszystkich kosztów objętych niniejszą interpelacją od początku sprawowania urzędu przez obecnego Prezydenta Miasta do dnia udzielenia odpowiedzi?
III. WYJAZDY PREZYDENTA MIASTA
5. Ile krajowych oraz ile zagranicznych podróży służbowych odbył osobiście Prezydent Krystian Kinastowski w całym badanym okresie?
6. Jaki był pełny łączny koszt wszystkich podróży Prezydenta?
7. Proszę wskazać dziesięć najdroższych podróży Prezydenta wraz z pełnym kosztem każdej z nich i wyjaśnieniem osiągniętego rezultatu.
8. Kto, w rozumieniu przepisów prawa pracy, zatwierdzał poszczególne podróże służbowe Prezydenta Miasta?
9. Kto podpisywał polecenia wyjazdu służbowego Prezydenta?
10. Kto zatwierdzał ich rozliczenia finansowe?
11. Czy w całym badanym okresie funkcję tę wykonywała ta sama osoba? Jeżeli nie – proszę podać osoby oraz okresy, w których wykonywały te czynności.
12. Czy którakolwiek z delegacji Prezydenta została zakwestionowana przez służby finansowe, Skarbnika Miasta, audytora, kontrolę wewnętrzną lub inny podmiot pod względem wysokości kosztów, prawidłowości dokumentacji albo celowości wydatku?
Jeżeli tak – proszę opisać każdy taki przypadek.
IV. CELOWOŚĆ I REZULTATY WYJAZDÓW
13. W przypadku ilu wyjazdów sporządzono po powrocie pisemne sprawozdanie, notatkę służbową, raport, protokół ze spotkania albo inny dokument opisujący jego rezultaty?
14. W ilu przypadkach nie powstał żaden dokument przedstawiający rezultat wyjazdu?
15. Czy Urząd Miasta posiada procedurę nakazującą dokumentowanie efektów kosztowniejszych podróży służbowych kadry kierowniczej?
Jeżeli nie – z jakiego powodu Miasto nie stosuje takiego mechanizmu kontroli efektywności wydatkowania środków publicznych?
16. Proszę wskazać wszystkie podróże, w których rezultatem było:
a) podpisanie umowy,
b) podpisanie listu intencyjnego,
c) zawarcie porozumienia,
d) pozyskanie inwestora,
e) pozyskanie dofinansowania,
f) pozyskanie partnera gospodarczego lub instytucjonalnego,
g) rozpoczęcie współpracy międzynarodowej,
h) przygotowanie wspólnego projektu,
i) pozyskanie wydarzenia dla Kalisza,
j) inny bezpośrednio identyfikowalny efekt ekonomiczny, społeczny, kulturalny lub promocyjny.
17. W przypadku każdego takiego wyjazdu proszę wskazać konkretny rezultat oraz – jeżeli można go określić finansowo – jego wartość.
18. Proszę wskazać te podróże, w przypadku których Urząd nie jest obecnie w stanie wskazać żadnego materialnego, dokumentacyjnego ani mierzalnego rezultatu dla Miasta Kalisza.
V. LICZEBNOŚĆ DELEGACJI
19. Proszę wskazać wszystkie wyjazdy, w których Miasto Kalisz reprezentowały co najmniej trzy osoby.
20. Proszę przy każdym takim wyjeździe wyjaśnić, z czego wynikała konieczność udziału wszystkich delegowanych osób i jakie odrębne zadanie realizowała każda z nich.
21. Jaka była najliczniejsza delegacja Miasta Kalisza w badanym okresie?
Proszę podać miejsce, cel, skład osobowy, długość pobytu i pełny koszt.
22. Czy przed delegowaniem kilku osób na to samo wydarzenie dokonywano analizy, czy osiągnięcie celu wymaga udziału wszystkich tych osób?
Jeżeli tak – gdzie taka analiza została udokumentowana?
VI. NOCLEGI I STANDARD PODRÓŻY
23. Proszę wskazać wszystkie przypadki, w których koszt jednego noclegu jednej osoby przekraczał obowiązujący limit przewidziany przepisami dotyczącymi podróży służbowych albo gdy zastosowano zgodę na przekroczenie standardowego limitu.
24. Kto wyrażał zgodę na poniesienie takiego wydatku i czym uzasadniano jego wysokość?
25. Proszę wskazać dziesięć najdroższych noclegów jednej osoby w całym badanym okresie, podając miejsce, obiekt, datę oraz cenę.
26. Czy przy wyborze hoteli porównywano dostępne oferty cenowe?
27. Czy zdarzały się przypadki korzystania przez przedstawicieli Miasta z hoteli o podwyższonym standardzie w sytuacji dostępności tańszego zakwaterowania?
Jeżeli tak – proszę przedstawić uzasadnienie.
28. Czy w przypadku podróży samolotem lub koleją korzystano kiedykolwiek z klasy biznes, pierwszej klasy albo innej taryfy o standardzie wyższym niż podstawowy?
Jeżeli tak – kto, kiedy, gdzie, za jaką kwotę i z jakiego powodu?
VII. SAMOCHODY SŁUŻBOWE
29. Ile kilometrów łącznie przejechały samochody służbowe Urzędu Miasta w związku z wyjazdami objętymi interpelacją?
30. Jaki był szacunkowy łączny koszt paliwa wykorzystanego podczas tych wyjazdów?
31. Czy przy kalkulowaniu kosztów podróży Urząd uwzględnia koszt eksploatacyjny samochodu, czy wyłącznie paliwo?
32. Czy zdarzały się wyjazdy, w których jeden przedstawiciel Miasta korzystał z samochodu służbowego z kierowcą?
Jeżeli tak – proszę wskazać wszystkie takie przypadki oraz uwzględnić w pełnym koszcie wyjazdu również koszty delegacji kierowcy.
VIII. KOSZTY POKRYWANE PRZEZ INNE PODMIOTY
33. Proszę wskazać wszystkie wyjazdy, podczas których koszty przejazdu, noclegu, wyżywienia, uczestnictwa lub innych świadczeń zostały w całości lub części pokryte przez:
– organizatora wydarzenia,
– przedsiębiorcę,
– fundację lub stowarzyszenie,
– spółkę prawa handlowego,
– spółkę komunalną,
– instytucję krajową lub zagraniczną,
– miasto partnerskie,
– jakikolwiek inny podmiot trzeci.
34. W każdym takim przypadku proszę podać nazwę podmiotu, zakres sfinansowanych świadczeń oraz ich wartość lub – jeżeli dokładna wartość nie była znana – wartość szacunkową.
35. Czy wśród podmiotów finansujących lub współfinansujących wyjazdy znajdowały się podmioty, które w okresie 12 miesięcy przed lub po danym wyjeździe:
a) zawarły umowę z Miastem Kalisz,
b) ubiegały się o zamówienie publiczne Miasta,
c) otrzymały dotację,
d) uzyskały decyzję administracyjną istotną dla prowadzonej działalności,
e) prowadziły inwestycję wymagającą współdziałania z Miastem?
Jeżeli tak – proszę wskazać wszystkie takie przypadki.
IX. WYJAZDY ŁĄCZONE Z CZASEM PRYWATNYM
36. Czy w badanym okresie występowały przypadki, w których podróż służbowa została bezpośrednio poprzedzona albo przedłużona pobytem prywatnym delegowanej osoby?
37. Jeżeli tak – proszę wskazać, w jaki sposób rozdzielono koszty części służbowej i prywatnej oraz czy Miasto poniosło jakikolwiek koszt wynikający z przedłużenia pobytu.
38. Czy podczas jakiejkolwiek podróży finansowanej przez Miasto osobie delegowanej towarzyszyła osoba prywatna, która nie była pracownikiem Miasta ani oficjalnym członkiem delegacji?
Jeżeli tak, proszę potwierdzić, czy Miasto poniosło w związku z obecnością takiej osoby jakikolwiek koszt, bez ujawniania danych prywatnych tej osoby.
X. WYJAZDY NA TARGI, KONFERENCJE I WYDARZENIA PROMOCYJNE
39. Proszę wskazać wszystkie wyjazdy na targi, konferencje, kongresy, gale, fora gospodarcze, wydarzenia promocyjne oraz spotkania samorządowe.
40. Jaki był ich łączny koszt?
41. Ile z nich wymagało wniesienia opłaty uczestnictwa?
42. W ilu przypadkach przedstawiciel Miasta był czynnym uczestnikiem wydarzenia – prelegentem, moderatorem, panelistą lub oficjalnym reprezentantem – a w ilu wyłącznie uczestnikiem?
43. Proszę wskazać wydarzenia, na których przedstawiciele Miasta nie występowali w żadnej oficjalnej roli.
44. Jak Urząd ocenia efektywność ekonomiczną i promocyjną takich wyjazdów?
XI. PODRÓŻE ZAGRANICZNE
45. Proszę wyodrębnić wszystkie podróże zagraniczne Prezydenta, zastępców, Sekretarza oraz naczelników.
46. Proszę podać ich pełną wartość w rozbiciu na poszczególne lata.
47. Jakie państwo było najczęstszym kierunkiem podróży przedstawicieli Miasta?
48. Która podróż zagraniczna była najdroższa?
49. Jaki konkretnie efekt dla mieszkańców Kalisza przyniosła najdroższa podróż zagraniczna?
50. Proszę wskazać wszystkie zagraniczne wyjazdy, po których nie podpisano żadnego dokumentu, nie sporządzono raportu, nie zawarto porozumienia ani nie powstał inny możliwy do wykazania rezultat.
XII. PORÓWNANIE POPRZEDNIEJ I OBECNEJ KADENCJI
51. Proszę podać łączny koszt podróży służbowych objętych interpelacją:
a) w poprzedniej kadencji Prezydenta Krystiana Kinastowskiego,
b) od rozpoczęcia obecnej kadencji do dnia odpowiedzi.
52. Proszę podać liczbę wyjazdów w obu tych okresach.
53. Czy po rozpoczęciu obecnej kadencji nastąpił wzrost lub spadek średniego kosztu jednego wyjazdu?
54. Jaki był średni koszt jednej delegacji w każdym roku?
55. Jaki był średni roczny koszt delegacji przypadający na jedną osobę z kierownictwa Urzędu?
XIII. PROCEDURY I KONTROLA
56. Jakie wewnętrzne akty prawne, zarządzenia, instrukcje lub procedury regulowały w badanym okresie:
– zlecanie podróży służbowych,
– wybór środków transportu,
– zakup biletów,
– wybór hoteli,
– akceptację dodatkowych wydatków,
– rozliczanie kosztów,
– kontrolę merytoryczną delegacji?
57. Czy procedury te zmieniały się od 2018 r.? Jeżeli tak, proszę wskazać daty i zakres zmian.
58. Czy Urząd ustalił własne limity kosztów hoteli, transportu lub innych wydatków poza limitami wynikającymi bezpośrednio z przepisów?
59. Czy podczas kontroli wewnętrznych, audytu wewnętrznego, kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej lub innych organów kontrolnych stwierdzono jakiekolwiek nieprawidłowości związane z delegacjami lub wyjazdami służbowymi?
Jeżeli tak – proszę wskazać ustalenia i sposób ich wykonania.
XIV. WYJAZDY NIEEWIDENCJONOWANE JAKO KLASYCZNE DELEGACJE
60. Czy wszystkie wyjazdy służbowe osób objętych niniejszą interpelacją były ujmowane w ewidencji delegacji?
61. Czy występowały podróże lub oficjalne wyjazdy finansowane bez wystawienia klasycznego polecenia wyjazdu służbowego, np. poprzez bezpośredni zakup biletu, hotelu, paliwa, usługi transportowej lub pokrycie kosztów przez inną komórkę organizacyjną?
Jeżeli tak – proszę ująć je również w żądanym zestawieniu.
62. Czy występowały wyjazdy finansowane z budżetów projektów unijnych, środków zewnętrznych, promocji miasta, współpracy zagranicznej albo innych pozycji budżetowych, które nie zostały ujęte w typowym paragrafie dotyczącym podróży służbowych?
Jeżeli tak, również proszę o ich uwzględnienie.
XV. RZECZYWISTY KOSZT POLITYKI WYJAZDOWEJ MIASTA
63. Jaka jest pełna wartość wszystkich wydatków poniesionych przez Miasto Kalisz od 2018 r. do dnia odpowiedzi, pozostających w związku z wyjazdami służbowymi osób objętych interpelacją, niezależnie od działu, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej, z którego je finansowano?
64. Jaką kwotę z powyższego stanowiły wydatki samego Prezydenta i jego zastępców?
65. Jaką kwotę stanowiły podróże zagraniczne?
66. Jaką kwotę stanowiły wyjazdy, dla których Urząd nie posiada pisemnego dokumentu wskazującego ich rezultat?
67. Czy Prezydent Miasta, po analizie całego badanego okresu, uważa system kontroli efektywności podróży służbowych kadry kierowniczej za wystarczający?
68. Czy Prezydent rozważy wprowadzenie publicznego, okresowo aktualizowanego rejestru zagranicznych oraz najważniejszych krajowych podróży służbowych kierownictwa Miasta zawierającego co najmniej datę, uczestników, cel, miejsce, pełny koszt i rezultat wyjazdu?
WNIOSEK O SPOSÓB UDZIELENIA ODPOWIEDZI
Ze względu na zakres interpelacji oraz konieczność zapewnienia jej rzeczywistej funkcji kontrolnej proszę, aby odpowiedź:
1. została udzielona odrębnie na każde z 68 pytań, z zachowaniem ich numeracji;
2. nie ograniczała się do podania wartości zbiorczych, jeżeli pytanie dotyczy poszczególnych wyjazdów;
3. zawierała kompletne zestawienie wyjazdów w formie tabelarycznej;
4. obejmowała wydatki bez względu na komórkę organizacyjną oraz paragraf klasyfikacji budżetowej, z którego zostały pokryte;
5. obejmowała również wydatki ponoszone bezpośrednio przez Urząd, które nie zostały następnie wykazane w indywidualnym rozliczeniu delegacji;
6. obejmowała również koszty wyjazdów pokryte ze środków projektowych, unijnych, promocyjnych i pozostałych źródeł;
7. rozróżniała kwoty poniesione bezpośrednio przez Miasto od kosztów pokrytych przez podmioty trzecie;
8. wskazywała, przy każdym przypadku braku danych, czy informacja nigdy nie była gromadzona, została zarchiwizowana, została zniszczona zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi, czy też z innej przyczyny Urząd nie jest w stanie jej przedstawić;
9. została uzupełniona elektronicznym zestawieniem danych w formacie XLSX lub CSV, umożliwiającym dokonanie analizy porównawczej.
Jednocześnie proszę, aby nie zastępować żądanych danych ogólnymi sformułowaniami dotyczącymi „realizacji obowiązków służbowych”, „promocji miasta”, „wymiany doświadczeń”, „udziału w konferencji” czy „reprezentowania Miasta”. Są to określenia celu formalnego wyjazdu, nie zaś informacje pozwalające dokonać oceny celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
Rada Miasta, wykonując funkcję kontrolną, powinna mieć możliwość ustalenia nie tylko tego, gdzie i za ile podróżowali przedstawiciele władz Miasta, lecz przede wszystkim:
co konkretnie Miasto Kalisz oraz jego mieszkańcy otrzymali w zamian za poniesione koszty.
W przypadku wieloletniego okresu objętego analizą dopiero zestawienie danych na poziomie pojedynczych wyjazdów pozwoli stwierdzić, czy polityka podróży służbowych kierownictwa Urzędu odpowiada standardom gospodarności, proporcjonalności, transparentności i odpowiedzialności za środki publiczne.